i-SOLUTIONS Health GmbHIm Grönemeyer Institut für MikroTherapie in Bochum steuert seit Dezember 2015 das Radiologie-Informationssystem RadCentre von i-SOLUTIONS Health auf Seiten der Datenverarbeitung alle diagnostischen Abläufe. Neben dem diagnostischen Workflow bildet die RIS-Lösung alle Prozesse von der Terminplanung über die Therapie und Abrechnung bis hin zur Unternehmenssteuerung ab. Für Letztere bereitet RadCentre Analytics die im RIS gespeicherten Datenmengen logisch auf und schafft die Voraussetzung für eine strategische und operative Steuerung.

Mit 120 Mitarbeitern in Bochum betreut das Grönemeyer Institut jährlich Tausende ambulante Patienten. Umso wichtiger ist eine optimale Aussteuerung der Budgets, Untersuchungstermine und Ressourcen, denen das Auswertungstool RadCentre Analytics verlässlich Rechnung trägt.

Schnelle Systemeinführung, hohe Anwender-Akzeptanz
Nach der RIS-Einführung 2015 wurden für die Feinjustierung des Auswertungstools zunächst erfolgreiche Plausibilitätsprüfungen für die Auswertungen und individuellen Kennzahlen durchgeführt. Die Anwender waren bereits nach einer eintägigen Grundschulung in der Lage, produktiv mit dem Auswertungstool zu arbeiten. Die Bedienung der mächtigen Datenbasis erwies sich aufgrund der vielen Parameter zu Beginn gerade bei der Erstellung neuer Auswertungen nicht immer als ganz einfach. Doch dies verbesserte sich schnell nach dem Einrichten von Lesezeichen, was die Standardauswertungen schnell zur Routine machte.

Heute nutzen fünf Mitarbeiter aus Geschäftsführung und Controlling RadCentre Analytics für das Monitoring der verschiedensten Institutsleistungen. „Die Zusammenarbeit mit i-SOLUTIONS Health während der Einführung war sehr positiv. Wir profitierten von schnellen Reaktionszeiten der uns betreuenden Mitarbeiter, einem kooperativen Umgang auf Augenhöhe bei individuellen Rückfragen und einem ausgezeichneten Verständnis für unsere Besonderheiten und Wünsche“, betont Jürgen Hausdorf, Leiter Controlling und Betriebsführung beim Grönemeyer Institut.

Zeitnahe Antworten auf komplexe Fragen
RadCentre Analytics verknüpft alle im RIS gespeicherten Daten-Parameter in Sekundenschnelle und ermöglicht die Erstellung gezielter, standardisierter Auswertungen und Workflow-Analysen in kürzester Zeit. „Früher konnte ich nach dem Start einer Auswertung erst mal Kaffee holen gehen“, erinnert sich Jürgen Hausdorf an das vorherige, selbst konfigurierte Abfragetool auf Basis von MS Access. „Mit RadCentre Analytics sind die Zahlen heute auf Knopfdruck da. Wir können neue Auswertungen viel schneller erstellen und uns dadurch auch mit viel mehr Fragestellungen als früher, und vor allem einer höheren Komplexität der Zusammenhänge, beschäftigen.“

So kann das Institut beispielsweise definierte Behandlungspfade verfolgen – vom Erstgespräch mit dem Patienten über zugehörige Diagnoseuntersuchungen bis hin zu den Therapie-Terminen. Im Fokus von RadCentre Analytics steht zudem eine zeitnahe Praxissteuerung, die mittels tagesaktueller Kennzahlen ein kurzfristiges, faktenbasiertes Eingreifen in bestehende Prozesse ermöglicht. „Wir wollten uns nicht wie bisher nur auf subjektive Einschätzungen verlassen. Mittels valider Prognosen können wir heute direkt auf Veränderungen reagieren oder Abläufe anpassen, was zu einer besseren Steuerung von Terminen, Geräten, Mitarbeitern und Patientenströmen führt“, so Hausdorf.

Leistungskennzahlen mit maximaler Transparenz
Die Anwender erhalten per Knopfdruck einen umfassenden Status zu sämtlichen medizinischen Leistungen und sind mühelos in der Lage, wichtige Kennzahlen tagesaktuell aufbereitet einzusehen. Abrechnungs- und budgetrelevante Daten helfen zuverlässig bei der Entscheidungsfindung. So lassen sich Leistungsziffern und Umsatz, aber auch die Tagesleistung des Instituts einfach messen und Untersuchungs- und Patientenzahlen täglich überprüfen.

Bei der Umsetzung fanden zahlreiche individuelle Anforderungen Berücksichtigung. Dazu gehörte beispielsweise die Auswertung von Kennzahlen zur Prognose des GOÄ-Umsatzes pro Monat. Dank des Systems stehen heute wichtige Analysedaten schnell zur Verfügung, etwa aus Untersuchungsstatistiken nach Abrechnungstypen, Krankenkassen oder Leistungen. Zudem kann eine Rechnungserstellung für Pay-Per-Use-Modalitäten ganz einfach durchgeführt werden. Durch die gezielte Abbildung relevanter Parameter können Daten wie Patienten-Einverständniserklärungen und Erinnerungsanrufe mit Leichtigkeit organisiert werden. Auch ein genauerer Aufschluss über Patientenstruktur und Altersgruppen ist wertvoll für den Praxisalltag.

Effizienzsteigerung durch 50 Prozent Zeitersparnis
Schon nach kurzer Zeit wurden die Vorteile der Lösung sichtbar. So versetzt das Tool das Institut nicht nur in die Lage, die Geschäftsprozesse durch umfassendere Analysen zu optimieren, sondern erleichtert auch erheblich die Berichterstattung des Controllings an die Ärzte. „Wir haben rund 50 Prozent Zeitersparnis bei den Fragestellungen im Controlling erreicht und gewinnen dadurch insgesamt viel wertvolle Zeit, um uns mit komplexeren Fragestellungen zu befassen“, so das Fazit von Jürgen Hausdorf.

Tobias Pinzler, Controlling-Mitarbeiter des Grönemeyer Instituts, ergänzt: „Früher habe ich mit unseren alten Abfragetools für eine neue Auswertung rund 20 Minuten gebraucht. Mit RadCentre Analytics hat sich diese Zeit auf fünf Minuten reduziert und ich habe bei entsprechenden Anfragen schnellen Zugriff auf die Zahlen.“

Weiterer Ausbau geplant
Künftig soll die Lösung durch konsequenten Ausbau zur Arbeitsplatz-Optimierung beitragen. So soll in einem nächsten Schritt die Terminplanungslösung an RadCentre Analytics angebunden werden, um eine bessere Auslastung einzelner Modalitäten und eine Vorlaufplanung für die Auslastung der Geräte zu schaffen. Ebenso sollen alle Behandlungspfade im System abgebildet werden und die heute noch wenigen, einzelnen manuellen Schritte in Excel entfallen.

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